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ONLY主辦的經驗分享:撰寫企劃書

本篇來談企劃書。

企劃書結構說明


上圖裡分為活動主體、財務跟時程三大部分。但就思考整場活動的邏輯來看,三大部分全都可以包含在活動企劃書中,會這樣分成三部份,只是因為三大部分我所使用的工具不同:

  • 活動企劃書本文使用WORD檔。
  • 財務與時程我用EXCEL、邀稿信等附件使用Evernote。
    當然,整場活動會用到的文件遠遠超過上圖所述,有機會再來討論其他的細部文件,每章後我會附上該階段我產生的文件。

整份企劃中,雖然有不同主題包含一般入場、社團入場、特別企劃等等,但針對每份主題都應該要寫出:

  1. 實際執行流程(最重要)
  2. 網站文案
  3. 場刊文案(若需要)

大致上,把寫了實際執行流程的主企劃書當作索引文件,應當要能在裡面找到最正確且最即時的資訊,其他的文案可以另外隨著索引文件更新。

經過兩次的經驗後,我認為能確保自己隨時可以找到要用的文件非常重要,所以我也比較建議把大部分的資料都存在同一個檔案裡就好(或乾脆使用Evernote管理)。在最近的一次ONLY裡,我是分成了三種文件,包含主企劃文件、網站文案、場刊文案,但有一個滿大的缺點,就是假設當中一項資料(比方說活動時間)要變更,就三份文件都要更改,到後期就需要時間來核對三份文件是否一致,有點困擾,目前也還沒想到更好的管理方式……

另外一點可以注意到的是,在「實際執行流程」中,沒有故事(行銷)文案。

這是因為在活動籌備期間中,我是是以活動順暢進行為最先考量,接著再設計活動的執行方式,最後才把文案加上去的關係。
故事文案可以為活動增加光彩,確實也相當重要,但整個活動設計中,應該最先考慮的是活動怎麼執行的具體執行方法,尤其是這類涉及印刷出版、場內人員與動線配置、整體流程的特別子活動,更應該要留意各方面的細節。

在寫企劃書設計場內流程的時候,如果不知從何下手,有一個小撇步是設身處地假設「如果我是XX我會怎麼做」。

很多時候我會在腦中進行類似這樣的情境模擬:

如果我是社團,我會在規定時間內(☆1)到門口,拿出社團入場證(☆2)入場,STAFF會幫忙我確認身分(☆3),到了位子上如果有椅子(☆4)我就不用再去另外領椅,如果我要加椅就照著一開始的公告(☆5)去找大會總部。

以上要注意的點包含:

  • ☆1 時間內到門口→事先公告社團入場時間
  • ☆2 拿出社團入場證→要確認社團可以提前收到入場證,並事先提醒社團出示社入證,若有意外導致社團沒拿到,須有備案
  • ☆3 確認身分→當日要提供表格讓STAFF核對資料,且讓STAFF大致知曉社團入場處應注意之事項(提醒是否加購等等)
  • ☆4 如果有椅子→是否要先幫社團拉好椅子?如果要,我要怎樣才能有效率地拉椅?
  • ☆5 加椅就照著一開始的公告→事先公告社團加椅方法

接著,就可以針對當日社團入場的部分,把上述五點的注意事項列出來了。
當然,在考慮社團參加的部分,不會只考慮這麼多,也要把前期的社團報名、繳交攤位圖一併考量進去,所以也會用「如果我是社團,我會在報名時要填寫……」和「如果我是社團,我在規定期間內繳交攤位圖時我想在官網看到規格……」的思考方式,來訂定規則和出文案。

接下來的是隨著計劃書的每一個主題,隨意講講一些個人的心得。

[第一部份:基本企劃]

會把以下四點當作基本企劃,是因為這些是最一開始就要決定好的事項,也是最早能對外公開的部份,後續除非重大事情發生,不宜隨變更動。
ONLY公告有一項非常重要的原則是,公開後的事項不要隨意更動;同理推論,也要小心發布的資訊是否正確以避免後續需要更正。

壹、活動主旨

要執行一項計畫就要設立目標,就像企業目標一樣,這也事關「我預期整場活動會是什麼樣子」,舉例來說,我設立的活動主旨就是:

藉由販售會的舉行交流米英眾的熱情與愛,目標:

  1. 讓參與者有一次美好的場次體驗
  2. 讓大家覺得「萌米英真好啊哈啊哈啊」
  3. 來玩的人(大部分,大概八成)都能開心
  4. 不虧本

之後活動就以上述的大方向去努力,就像從這些目標而發想的:

  1. 我希望大家能玩得開心,所以我必須以參加者的角度來設想活動
  2. 特定方向為米英ONLY,而不是以米英ONLY為名的英廚ONLY
  3. 我也有自覺絕對無法讓所有的人滿意,所以我替自己訂的目標是80%滿意度
  4. 我並不想在這場活動當中讓自己虧錢,所以我就必須控制預算

而如果想以特定主軸推出一系列活動,可以在這時候就明確決定主題,邀稿標準字或主題LOGO,以方便後續印刷品與網站美術風格、文案統一。例如:

  • 2011年米英ONLY:標準色是藍白,交通工具運輸風
  • 2013年米英ONLY:標準色是綠橘白,英國下午茶會主題
  • 2015年米英ONLY:標準色是藍紅白,美國生日派對主題

貳、活動時間

如同上一篇所述,社團新刊率對活動最為重要,所以為了提高社團出新刊的機率,建議避開CWT大場後(大家都被榨乾了,怎麼會有辦法另外出新刊)。
關於常見的「辦在哪個時間你會願意來呢」的來場人數調查表單,因為我認為參考信度不高,我從來沒有做過。
以個人觀念來看,辦活動就像是舉辦同學會一樣,會來的人就會來,不來的人就算他填了表單,他還是可能不來或是遇到不可抗力不來,既然如此,那不如一開始就不要開表單。但不開表單不代表不做評估,而是透過其他方式評估來場人數,例如,其他同類別作者評估可能的來場人數是多少?這部份多請教一下前輩或熱衷同類別的作者會比較妥當。
另外,在活動準備期的後半,我也會在這裡補上當天的時間表兩份,其中一份是對外公布的當日時程表,另一份則是對內STAFF用的當日時程表。

參、舉辦地點

現在北部的中小型ONLY熱門的場地,不外乎台北光圈、台北小巨蛋 星光廳、劍潭青年活動中心、郵政博物館10樓大禮堂、師大中正堂,各有優缺,每個場地也有其規定與注意事項,不在此多加評論,我唯一的建議是最好在活動前實地場勘個幾次。

肆、組織分配

這部份應該是最難講的部份,因為通常不會公開也牽扯到人與人之間的溝通協調……但就跟大多數大家可能在職場上遇到的狀況,我的建議是:

  1. 明確劃分職責,並由其中的一人(主催)下最終決策。
  2. 重要的溝通,盡量以mail進行且信件CC(副本)主要決策群。mail比較好找資料,CC可以減少複述的麻煩。

[第二部份]

跟基本企劃不同,企劃中第二、三部分會隨著活動準備進行而更動。

伍、場地配置

簡單一句:觀察CWT。
CWT怎麼排就跟著這麼排:

  1. 大手攤位放角攤或邊攤
  2. 記得留下足夠的攤位後方空位給社團
  3. 如果有需要實體場地的特別企劃,則留意人潮是否會堵住場內動線。

不過很多場地不比台大體育館,如果有開放社團連攤的話,可能要注意是否會因為場地本身限制,所以無法讓社團連太長,需要設下最高連攤數限制。

陸、活動概要

在這一大主題,將ONLY下的子活動分為四大類型。這裡可能會需要列出非常多規則,活動準備過程,辛苦的協辦(負責排版)常問:到底為什麼規則會這麼多咧?
答:因為要先寫起來預備任何狀況。
作為大會主辦方,就算希望每個人都看過規則,也很難強制要求每個人都去遵守,但若一開始在制定規則上有所疏忽,主辦方難辭其咎。
所以上面這個問題更簡單的回答是:為了保護活動本身。

(一)社團販售活動

包含當日社團入場與新刊獎勵退款。

(二)網站+場內特殊企劃

這是活動中最有趣同時也是最難拿捏的一環。
如果有參加日本場次的經驗的話,應該知道日本多數ONLY是由專門公司舉辦,由於先天活動人數就較多,日本舉辦的ONLY不太會有特殊活動。而臺灣的ONLY為了將吸引更多的一般入場以及將人潮留下,通常會策畫特殊企劃,但場內特殊企劃涉及層面廣闊(宣傳、印刷、活動動線、人力配置等等),越早在活動前期準備好越佳(但可以把公開宣傳的時間往後拉)。
對於特殊企劃本身,建議以「一般參與者也能簡單參加流程」為原則發想、規模則是考量成本和人力配置量力而為。如果需要故事文案,就需要另外寫出一份文案。

(三)大會販售物

這部分相信也有更多的主辦有更好的想法,與更多的創意。
我只想以過去的經驗提一下,如果商品有後續販售的可能,不建議販售商品上面出現年份。
另外由於2015年以後,官方週邊數量種類大幅增加,ONLY若需製作大會周邊,需小心不要牴觸官方規範。食品類的商品也需留意相關法規與保存問題。

(四)Cosplay相關

不可諱言,Cosplay是整場活動最棘手的部分,如果礙於諸多考量,開放Cosplay有執行難度的話,不開放也是不錯的選擇。
Cosplay相關有兩大項目需要考量,其一,不是所有的場地都像台大體育館或花博爭豔館一樣,有足夠的廁所可當更衣室,如果場地廁所量不夠,需要另外設置更衣室,比如租用隔間、更衣帳等,也需增加處理人力。
其二為規則。配合前述場地限制,通常在規則比較多的場地建議採取登記制(開放事前或當日登記),且宣導規則,只是即便倡導要遵守規則,也並非所有的人都會乖乖遵守。
作為活動主催,我非常想相信遵守規則的coser很多,但一兩個不自律的coser(自行換衣後前來、阻擋於走道中間拍照)可能就會毀了整場活動,制定這方面規則時務必謹慎。

柒、出版品、週邊

廣義地包含各種入場印刷品、特別企劃的周邊,這部分同大會販售物,我一樣會在這裡統整所有大會印刷物需要的規格。另外,由於聯絡的廠商與作者數量多,我有設置通訊錄,將所有需要對外聯絡的資料列管,欄位包含:

  • 類別(廠商/繪者)
  • 暱稱/聯絡人
  • E-MAIL
  • 網站
  • 負責項目
  • 地址/當日攤位
  • 收款帳戶

作者部分則是再多包含:

  • 邀稿信寄出/回覆狀況
  • 公佈用資料-負責項目
  • 公佈用資料-暱稱
  • 公佈用資料-網站
  • 是否確認資料正確性
  • 匯出稿費
  • 收稿狀況

這樣比較方便追蹤廠商與合作作者的連絡確認進度。

捌、Staff招募

Staff大多是靠公開招募而來,大多不會在活動前開會討論。我會在活動前一週分配好工作項目、安排好班表,以及對應的工作項目說明,事先準備工作手冊讓Staff看過,比較容易讓大家在當天進入狀況。
當天早上也會再與Staff口頭說明,以確保大家可以清楚自己當天要做什麼。
我採支薪或大約同等價位的大會商品,供Staff選擇報酬。

Staff工作手冊我會寫得比較簡明但詳細,是以工作內容為分類,參考整份企劃書編寫而成的當日須知。範例:

玖、社團招募

包含社團招募與繳交攤位圖。同樣可以參考CWT或ICE的做法。

拾、宣傳

宣傳部分最主要分為兩大類,網路宣傳和實體宣傳,實體宣傳最常見的為傳單,網路宣傳則簡單分為網站與社群網站(噗浪、FB)。
宣傳最主要的幾個原則:

  • 事項一旦公告不宜隨意更動。
  • 統一公開資訊的管道,不要另外由主催個人或STAFF另外發布資訊以免混亂。
  • 若有要給特定對象(社團)的重要訊息,請以E-MAIL另外再通知一次。
  • 社群網站諸如FB或Plurk適合發布即時訊息,但不適合統整資訊,統整後的資訊整理在活動網站上為佳。

其他還有一些細節像是:

  • 在哪個時間帶發噗的觸及率最高?答:平日的晚上八點到11點之間。
  • 為了多讓一個人點開資訊,噗浪要怎麼寫?答:文字輔以圖片。
    最近有聽聞使用FB的群眾逐漸增加,若想拉寬觸角,或許也可以多增加FB作為發布資訊的平台(但會增加人力負擔)。

[第三部份:外部文件]

含以下四大項,如同最前頭所述,這些都是整體企劃的一部分,不過礙於呈現軟體不同,會抓成外部連結。

拾壹、預算/支出

預估收入支出表長這個樣子:

還記得前篇說的預估來場人數和預估社團數嗎?他們會在這裡派上用場。如果有一般場內定價的概念(週邊成本x3倍賣、刊物成本x2~3倍賣),那這部份應該不會是太大的問題。
這張預估的支出表的用處在於控制每個活動項目的預算。

拾貳、時間表(甘特圖)


這張表最大的功能在於提醒什麼時候要做什麼事情。

拾參、相關參考資料

我會把初期所有查到的資料連結都丟在這區,方便檢索。
2021年時開始使用Notion的嵌入或是書籤,整理後會產生截圖,一目了然非常直覺。

拾肆、附件:邀稿信

彙整前述文件中記載的商品規格寫成的邀稿信,需要留意的事項與主催合本注意事項類似。

講完了!

大概寫到這裡,就差不多完成了整場活動的構想,接下就是執行它了。

看,很簡單吧?
ね、簡単でしょう?

……雖然很想這樣講,但辦ONLY絕對不簡單。尤其是後續的執行部份。

執行的時候會碰到非常多難以在短短幾千字內闡述完畢的事。

看完幾篇文章,如果你今天願意主催ONLY,而且決定要自己完成這些事情,那麼你的勇氣、意志和愛絕對值得獲得鼓勵。很多時候,實在很難掌握究竟留多少東西在手上才叫做負責,什麼時候又會因為太想事必躬親把自己累死反而事情做不好。但如果你有夥伴的話,請試著相信你的夥伴吧。(少年JUMP風結尾)

最後,由於我之前舉辦的經驗多在於小型ONLY,這幾篇心得分享還有許多未竟之處,諸如:預購票販售、邀請海外社團、與贊助廠商合作等,無法提及,若有機會,還有勞各位先進補充。(公家風格結尾)