本篇來談企劃書。
企劃書結構說明
上圖裡分為活動主體、財務跟時程三大部分。但就思考整場活動的邏輯來看，三大部分全都可以包含在活動企劃書中，會這樣分成三部份，只是因為三大部分我所使用的工具不同：
- 活動企劃書本文使用WORD檔。
- 財務與時程我用EXCEL、邀稿信等附件使用Evernote。
當然，整場活動會用到的文件遠遠超過上圖所述，有機會再來討論其他的細部文件，每章後我會附上該階段我產生的文件。
整份企劃中，雖然有不同主題包含一般入場、社團入場、特別企劃等等，但針對每份主題都應該要寫出：
- 實際執行流程（最重要）
- 網站文案
- 場刊文案（若需要）
大致上，把寫了實際執行流程的主企劃書當作索引文件，應當要能在裡面找到最正確且最即時的資訊，其他的文案可以另外隨著索引文件更新。
經過兩次的經驗後，我認為能確保自己隨時可以找到要用的文件非常重要，所以我也比較建議把大部分的資料都存在同一個檔案裡就好（或乾脆使用Evernote管理）。在最近的一次ONLY裡，我是分成了三種文件，包含主企劃文件、網站文案、場刊文案，但有一個滿大的缺點，就是假設當中一項資料（比方說活動時間）要變更，就三份文件都要更改，到後期就需要時間來核對三份文件是否一致，有點困擾，目前也還沒想到更好的管理方式……
另外一點可以注意到的是，在「實際執行流程」中，沒有故事（行銷）文案。
這是因為在活動籌備期間中，我是是以活動順暢進行為最先考量，接著再設計活動的執行方式，最後才把文案加上去的關係。
故事文案可以為活動增加光彩，確實也相當重要，但整個活動設計中，應該最先考慮的是活動怎麼執行的具體執行方法，尤其是這類涉及印刷出版、場內人員與動線配置、整體流程的特別子活動，更應該要留意各方面的細節。
在寫企劃書設計場內流程的時候，如果不知從何下手，有一個小撇步是設身處地假設「如果我是XX我會怎麼做」。
很多時候我會在腦中進行類似這樣的情境模擬：
如果我是社團，我會在規定時間內（☆1）到門口，拿出社團入場證（☆2）入場，STAFF會幫忙我確認身分（☆3），到了位子上如果有椅子（☆4）我就不用再去另外領椅，如果我要加椅就照著一開始的公告（☆5）去找大會總部。
以上要注意的點包含：
- ☆1 時間內到門口→事先公告社團入場時間
- ☆2 拿出社團入場證→要確認社團可以提前收到入場證，並事先提醒社團出示社入證，若有意外導致社團沒拿到，須有備案
- ☆3 確認身分→當日要提供表格讓STAFF核對資料，且讓STAFF大致知曉社團入場處應注意之事項（提醒是否加購等等）
- ☆4 如果有椅子→是否要先幫社團拉好椅子？如果要，我要怎樣才能有效率地拉椅？
- ☆5 加椅就照著一開始的公告→事先公告社團加椅方法
接著，就可以針對當日社團入場的部分，把上述五點的注意事項列出來了。
當然，在考慮社團參加的部分，不會只考慮這麼多，也要把前期的社團報名、繳交攤位圖一併考量進去，所以也會用「如果我是社團，我會在報名時要填寫……」和「如果我是社團，我在規定期間內繳交攤位圖時我想在官網看到規格……」的思考方式，來訂定規則和出文案。
接下來的是隨著計劃書的每一個主題，隨意講講一些個人的心得。
[第一部份：基本企劃]
會把以下四點當作基本企劃，是因為這些是最一開始就要決定好的事項，也是最早能對外公開的部份，後續除非重大事情發生，不宜隨變更動。
ONLY公告有一項非常重要的原則是，公開後的事項不要隨意更動；同理推論，也要小心發布的資訊是否正確以避免後續需要更正。
壹、活動主旨
要執行一項計畫就要設立目標，就像企業目標一樣，這也事關「我預期整場活動會是什麼樣子」，舉例來說，我設立的活動主旨就是：
藉由販售會的舉行交流米英眾的熱情與愛，目標：
- 讓參與者有一次美好的場次體驗
- 讓大家覺得「萌米英真好啊哈啊哈啊」
- 來玩的人（大部分，大概八成）都能開心
- 不虧本
之後活動就以上述的大方向去努力，就像從這些目標而發想的：
- 我希望大家能玩得開心，所以我必須以參加者的角度來設想活動
- 特定方向為米英ONLY，而不是以米英ONLY為名的英廚ONLY
- 我也有自覺絕對無法讓所有的人滿意，所以我替自己訂的目標是80%滿意度
- 我並不想在這場活動當中讓自己虧錢，所以我就必須控制預算
而如果想以特定主軸推出一系列活動，可以在這時候就明確決定主題，邀稿標準字或主題LOGO，以方便後續印刷品與網站美術風格、文案統一。例如：
- 2011年米英ONLY：標準色是藍白，交通工具運輸風
- 2013年米英ONLY：標準色是綠橘白，英國下午茶會主題
- 2015年米英ONLY：標準色是藍紅白，美國生日派對主題
貳、活動時間
如同上一篇所述，社團新刊率對活動最為重要，所以為了提高社團出新刊的機率，建議避開CWT大場後（大家都被榨乾了，怎麼會有辦法另外出新刊）。
關於常見的「辦在哪個時間你會願意來呢」的來場人數調查表單，因為我認為參考信度不高，我從來沒有做過。
以個人觀念來看，辦活動就像是舉辦同學會一樣，會來的人就會來，不來的人就算他填了表單，他還是可能不來或是遇到不可抗力不來，既然如此，那不如一開始就不要開表單。但不開表單不代表不做評估，而是透過其他方式評估來場人數，例如，其他同類別作者評估可能的來場人數是多少？這部份多請教一下前輩或熱衷同類別的作者會比較妥當。
另外，在活動準備期的後半，我也會在這裡補上當天的時間表兩份，其中一份是對外公布的當日時程表，另一份則是對內STAFF用的當日時程表。
參、舉辦地點
現在北部的中小型ONLY熱門的場地，不外乎台北光圈、台北小巨蛋 星光廳、劍潭青年活動中心、郵政博物館10樓大禮堂、師大中正堂，各有優缺，每個場地也有其規定與注意事項，不在此多加評論，我唯一的建議是最好在活動前實地場勘個幾次。
肆、組織分配
這部份應該是最難講的部份，因為通常不會公開也牽扯到人與人之間的溝通協調……但就跟大多數大家可能在職場上遇到的狀況，我的建議是：
- 明確劃分職責，並由其中的一人（主催）下最終決策。
- 重要的溝通，盡量以mail進行且信件CC（副本）主要決策群。mail比較好找資料，CC可以減少複述的麻煩。
[第二部份]
跟基本企劃不同，企劃中第二、三部分會隨著活動準備進行而更動。
伍、場地配置
簡單一句：觀察CWT。
CWT怎麼排就跟著這麼排：
- 大手攤位放角攤或邊攤
- 記得留下足夠的攤位後方空位給社團
- 如果有需要實體場地的特別企劃，則留意人潮是否會堵住場內動線。
不過很多場地不比台大體育館，如果有開放社團連攤的話，可能要注意是否會因為場地本身限制，所以無法讓社團連太長，需要設下最高連攤數限制。
陸、活動概要
在這一大主題，將ONLY下的子活動分為四大類型。這裡可能會需要列出非常多規則，活動準備過程，辛苦的協辦（負責排版）常問：到底為什麼規則會這麼多咧？
答：因為要先寫起來預備任何狀況。
作為大會主辦方，就算希望每個人都看過規則，也很難強制要求每個人都去遵守，但若一開始在制定規則上有所疏忽，主辦方難辭其咎。
所以上面這個問題更簡單的回答是：為了保護活動本身。
（一）社團販售活動
包含當日社團入場與新刊獎勵退款。
（二）網站+場內特殊企劃
這是活動中最有趣同時也是最難拿捏的一環。
如果有參加日本場次的經驗的話，應該知道日本多數ONLY是由專門公司舉辦，由於先天活動人數就較多，日本舉辦的ONLY不太會有特殊活動。而臺灣的ONLY為了將吸引更多的一般入場以及將人潮留下，通常會策畫特殊企劃，但場內特殊企劃涉及層面廣闊（宣傳、印刷、活動動線、人力配置等等），越早在活動前期準備好越佳（但可以把公開宣傳的時間往後拉）。
對於特殊企劃本身，建議以「一般參與者也能簡單參加流程」為原則發想、規模則是考量成本和人力配置量力而為。如果需要故事文案，就需要另外寫出一份文案。
（三）大會販售物
這部分相信也有更多的主辦有更好的想法，與更多的創意。
我只想以過去的經驗提一下，如果商品有後續販售的可能，不建議販售商品上面出現年份。
另外由於2015年以後，官方週邊數量種類大幅增加，ONLY若需製作大會周邊，需小心不要牴觸官方規範。食品類的商品也需留意相關法規與保存問題。
（四）Cosplay相關
不可諱言，Cosplay是整場活動最棘手的部分，如果礙於諸多考量，開放Cosplay有執行難度的話，不開放也是不錯的選擇。
Cosplay相關有兩大項目需要考量，其一，不是所有的場地都像台大體育館或花博爭豔館一樣，有足夠的廁所可當更衣室，如果場地廁所量不夠，需要另外設置更衣室，比如租用隔間、更衣帳等，也需增加處理人力。
其二為規則。配合前述場地限制，通常在規則比較多的場地建議採取登記制（開放事前或當日登記），且宣導規則，只是即便倡導要遵守規則，也並非所有的人都會乖乖遵守。
作為活動主催，我非常想相信遵守規則的coser很多，但一兩個不自律的coser（自行換衣後前來、阻擋於走道中間拍照）可能就會毀了整場活動，制定這方面規則時務必謹慎。
柒、出版品、週邊
廣義地包含各種入場印刷品、特別企劃的周邊，這部分同大會販售物，我一樣會在這裡統整所有大會印刷物需要的規格。另外，由於聯絡的廠商與作者數量多，我有設置通訊錄，將所有需要對外聯絡的資料列管，欄位包含：
- 類別（廠商/繪者）
- 暱稱/聯絡人
- 網站
- 負責項目
- 地址/當日攤位
- 收款帳戶
作者部分則是再多包含：
- 邀稿信寄出/回覆狀況
- 公佈用資料-負責項目
- 公佈用資料-暱稱
- 公佈用資料-網站
- 是否確認資料正確性
- 匯出稿費
- 收稿狀況
這樣比較方便追蹤廠商與合作作者的連絡確認進度。
捌、Staff招募
Staff大多是靠公開招募而來，大多不會在活動前開會討論。我會在活動前一週分配好工作項目、安排好班表，以及對應的工作項目說明，事先準備工作手冊讓Staff看過，比較容易讓大家在當天進入狀況。
當天早上也會再與Staff口頭說明，以確保大家可以清楚自己當天要做什麼。
我採支薪或大約同等價位的大會商品，供Staff選擇報酬。
Staff工作手冊我會寫得比較簡明但詳細，是以工作內容為分類，參考整份企劃書編寫而成的當日須知。範例：
下載檔案：GoogleDrive
玖、社團招募
包含社團招募與繳交攤位圖。同樣可以參考CWT或ICE的做法。
拾、宣傳
宣傳部分最主要分為兩大類，網路宣傳和實體宣傳，實體宣傳最常見的為傳單，網路宣傳則簡單分為網站與社群網站（噗浪、FB）。
宣傳最主要的幾個原則：
- 事項一旦公告不宜隨意更動。
- 統一公開資訊的管道，不要另外由主催個人或STAFF另外發布資訊以免混亂。
- 若有要給特定對象（社團）的重要訊息，請以E-MAIL另外再通知一次。
- 社群網站諸如FB或Plurk適合發布即時訊息，但不適合統整資訊，統整後的資訊整理在活動網站上為佳。
其他還有一些細節像是：
- 在哪個時間帶發噗的觸及率最高？答：平日的晚上八點到11點之間。
- 為了多讓一個人點開資訊，噗浪要怎麼寫？答：文字輔以圖片。
最近有聽聞使用FB的群眾逐漸增加，若想拉寬觸角，或許也可以多增加FB作為發布資訊的平台（但會增加人力負擔）。
[第三部份：外部文件]
含以下四大項，如同最前頭所述，這些都是整體企劃的一部分，不過礙於呈現軟體不同，會抓成外部連結。
拾壹、預算/支出
預估收入支出表長這個樣子：
還記得前篇說的預估來場人數和預估社團數嗎？他們會在這裡派上用場。如果有一般場內定價的概念（週邊成本x3倍賣、刊物成本x2～3倍賣），那這部份應該不會是太大的問題。
這張預估的支出表的用處在於控制每個活動項目的預算。
拾貳、時間表（甘特圖）
這張表最大的功能在於提醒什麼時候要做什麼事情。
拾參、相關參考資料
我會把初期所有查到的資料連結都丟在這區，方便檢索。
2021年時開始使用Notion的嵌入或是書籤，整理後會產生截圖，一目了然非常直覺。
拾肆、附件：邀稿信
彙整前述文件中記載的商品規格寫成的邀稿信，需要留意的事項與主催合本注意事項類似。
講完了！
大概寫到這裡，就差不多完成了整場活動的構想，接下就是執行它了。
看，很簡單吧？
ね、簡単でしょう？
……雖然很想這樣講，但辦ONLY絕對不簡單。尤其是後續的執行部份。
執行的時候會碰到非常多難以在短短幾千字內闡述完畢的事。
看完幾篇文章，如果你今天願意主催ONLY，而且決定要自己完成這些事情，那麼你的勇氣、意志和愛絕對值得獲得鼓勵。很多時候，實在很難掌握究竟留多少東西在手上才叫做負責，什麼時候又會因為太想事必躬親把自己累死反而事情做不好。但如果你有夥伴的話，請試著相信你的夥伴吧。（少年JUMP風結尾）
最後，由於我之前舉辦的經驗多在於小型ONLY，這幾篇心得分享還有許多未竟之處，諸如：預購票販售、邀請海外社團、與贊助廠商合作等，無法提及，若有機會，還有勞各位先進補充。（公家風格結尾）