前言
網路上已經有很多經驗分享，但基於想透過共享知識、回饋社會順便錦上添花的想法，我想來聊聊怎麼辦一場ONLY（同人誌販售會），或是「我該從哪個地方著手舉辦活動」。
我過去舉辦過的活動包含：
- 2011年臺灣米英ONLY 特殊☆關係，來場人數約400-500人
- 2013年臺灣米英ONLY 特殊☆關係R，來場人數約400-500人
- 2015年臺灣米英ONLY 特殊☆關係 鐘聲響起，來場人數約400-500人
- 2016年臺灣米英Petit ONLY 特殊☆關係 出差囉-2016台灣米英Petit Only@ICE3
- 2017年決鬥都市2017-YGO全系列同人誌販售會，來場人數約200-300人
我在這些活動裡主要負責的工作項目為：
- 活動企劃撰寫與統籌
- 成本計算
- 文案撰寫、社群行銷
- 人力、預算資源分派
- 當日活動執行
以下的文章，是基於上述的工作經驗，所整理的個人觀點，可能部分有些偏頗，但若它們往後能為可能舉辦活動的人帶來幫助，我會感到非常榮幸。
這篇首先來聊一下，要如何開始籌備活動——也就是今天如果你想要辦活動了，你想成為主催的話，你需要的條件、初期評估項目、以及可以使用的工具。
成為主催的條件
首先，作為統籌整場活動的重要角色，我們先來談談主辦需要具備的條件：
1.愛
這是最為重要的項目。
如果是一人主催、一人負責，籌辦過程艱辛，如果有愛，才可以用來支撐痛苦不堪時的精神。
另外，如果今天舉辦的不是熱門作品的ONLY（來場人數未達800人），損益大多是打平或是虧損，但有愛的話，至少還可以讓心靈獲得一些快樂。
2.經濟能力
一場中小型的全場活動，包含製作大會販售商品、場地費、稿費、雜支、Staff薪水等等，結算後總成本約台幣10萬。
主催戶頭內至少須要有能夠運用的資金，以支付上述款項，同時也請抱著虧本的心理準備（尤其不是辦熱門作品ONLY的時候）。
3.時間與體力
全場ONLY的準備時間至少需要半年，若拉長宣傳期或是考量與繪者合作確認的時間，甚至可能會到一年左右。
Petit ONLY則是三個月至半年。
請確保在這段期間內，主催能有時間處理各種事務。籌辦過程中，花費最多時間的，是包含外部文案與內部管理文件的文書處理作業，還有對外的信件往返。此外，還有與合作繪者以及廠商溝通、開會討論、採買、會場場勘、實際探訪委外廠商等需要付出實際體力的工作，若主催身兼多職，請務必考量自己是否有多的時間和足夠的體力。
另外，規劃ONLY中的特別企劃會大幅影響籌備時間。
我相信，很多人認為ONLY活動最大的樂趣，在於構想許多有趣的特別企劃，尤其是在臺灣，這幾乎是個人主催ONLY的必要項目，但這些「非同人誌販售以外的活動」對於ONLY主辦來說負擔很大，如果
4.社團經驗或參與任何活動相關團隊經驗（合本、企劃）
ONLY場就是招募社團，接著吸引同好來的活動。
如果沒有擺過攤，可能會遺漏許多諸如蒐集社團資料、攤位安排、社團入場流程的細節。
沒有做過合本，可能就會漏掉一些稿件邀稿的細節，如果真的沒經驗，但還是想挑戰主辦ONLY，或許可以多問問周圍有經驗的朋友們。
5.聽取建議並自主獨立判斷的能力與負責的心
很多時候會碰上不得不下重大決策的突發事件，比如說：
(a)訂完場地後，A場地才說他們不喜歡同性戀，若發現場上可能很多同性戀刊物，他們有權臨時收回場地。
這時候第一波DM已經發出去了，我要換到B場地然後再重新宣傳印DM嗎？
還是要假裝沒這回事，留在原場地，但負擔被收回場地的風險？
(b)合本的作者在截稿日三周前來信臨時退出合本，合本作者減少一人。
我是要補齊合本作者數？還是直接抽掉頁面更改刊物頁數分配？
(c)活動的大會主力販售商品宣傳已經釋出，結果廠商出包貨品出不來。
我要找新廠商加錢趕件？還是直接放棄推出該項商品？是不是要改開發其他商品？
這些事情沒人可以幫主辦下決定，主辦責無旁貸，必須自己想答案，然後負起下決定後的責任。
千萬不要預設立場「這怎麼可能發生！」因為上面的三件事就真的都發生過。
活動過程中很多時候也會碰到旁人給建議，切勿一意孤行，但也不要毫無主見地盲從，這分寸有點難拿捏，但這也是主辦需要做到的事。
6.態度
主催雖然掛著主催名稱，但說主催其實就是個打雜的，什麼都要做，而且在今天主催跳出來舉辦活動的時候，除了主催以外，沒有任何一個人理所當然要為這場活動出力。
所以如果發生以下狀況，主催該做的是：
-
擔心社團招收量不足，請拿著傳單在其他場次上邀請社團們（不是單純發傳單，而是需要對談）。
-
邀了繪者參加合本，請有禮地連絡並付稿費。
-
若招募了STAFF，請善待STAFF，如果無法給薪也請給予等值的報酬。
7.接受批評的勇氣與改進的能力
不要想著「我絕對要辦一場完美的活動」，因為人無完人，也根本不可能有一場100%無缺點的活動。
凡事盡人事，把事情做到最好，活動後如果有批評的聲音，請好好冷靜地分辨哪些該聽、那些不必聽，如果還會舉辦下一場的話，就記得改掉這些缺點。
舉例來說，我在第一次主辦活動後，看到的批評有：
-
場內BGM曲目採用MAD歌讓部分參加者感到困惑「這跟米英有關嗎？」，解決方式是在第二次以後便配合特別企劃，將場內BGM曲目改為眾人推薦。
-
原先揭露的場後寄物處營業時間比該網頁公告時間還短，解決方式是在以後在場勘同時一併場勘、確認可收貨的寄物處
此外，面對缺點的態度也與第六點的態度有關。
今天若是有任何負評，應當負責的人會是主催，也應該由主催決定是否回覆，而不是STAFF，請事先告訴STAFF（或其他內部人員）將由主催統一處理所有負評，應對負評並不是他們的責任，讓STAFF安心。
8.人脈
一人難以成事，ONLY有太多東西需要準備，請確定主催擁有可以當參謀商量的親友，或是其他可以協助活動的朋友。當然，即使是朋友，也還是要記得維持良好的態度請益或拜託他人。
朋友之外，若需要出版大會周邊，也請先確認手上是否已有邀稿名單。
初期評估
主催在具備上述條件後，我們就可以思考從哪個地方開始準備一場ONLY了。
首先，辦ONLY最重要的就在於來場人數。
這不但關係到場次本身收益，也和參與社團的賣量有關。
而影響來場人數的，絕對是該場的新刊率。
請把「讓社團能參與並讓社團能出新刊」作為最高考量策略思考，首要評估的項目就是：
- 這場ONLY可以招到多少攤位：可參考近一場大場次的同類別作者攤位，或是現存的作者是否有出本經驗。
- 辦在哪個時間可以讓社團生出新刊：盡量選擇寒暑假，並避開CWT、ICE等大型場次之後，如果真的要在大場次之後，需要保留大約1.5~1個月的間隔，讓參與社團趕稿。
- 活動會不會虧本
確認好上述事項，並做好承擔責任的決心後，接著建議從撰寫企劃書開始。
為什麼要撰寫企畫書？因為這份企劃書會幫助主辦整理這一大堆問題的解決方法：
我想要辦哪種類型的ONLY？辦ONLY的目標是什麼？想在什麼時候的哪裡辦？ONLY裡面要有多少特別企劃？該怎麼安排相關時程？等等。
我之前三場的企畫書架構大致如下：
企劃書的細節，下回再談。
企劃書寫完後，建議使用類似PDCA的方式，以計畫→執行→評估→修正的循環，一邊做一邊修正。
可以利用的工具
在整個籌備流程中，我曾經或現行使用的工具包含：
DROPBOX、Google Drive （雲端硬碟）
雲端分享各類文件，除了當文件備份外，也讓主辦團隊的資料同步共享變得很方便。
它可以很簡單讓所有人取得最新版本的檔案，比起mail，用他來統一管理檔案，對ONLY這種可能三不五時就會有人來編輯檔案的場合來說真的太棒了（以上感謝A‧S提供）
Google表單
大家都已經很清楚的蒐集資訊的利器，在社團報名、STAFF招募、FAQ時會大放異彩。
Evernote、ONENOTE、Notion
記錄單據、純文字或撰寫文案的雲端筆記軟體，分享文件非常方便，而且有助於搜尋文件。
我其中一個Evernote資料夾長這樣：
EXCEL或Google試算表
製作甘特圖（用以追蹤準備工作之時程）以及計算預估成本收益。如果甘特圖不複雜，Notion也是不錯的管理工具。
善用資訊工具可以省下不少時間。
- 延伸閱讀：ONLY主辦的經驗分享：撰寫企劃書